Formularz znajdujący się w załączniku nr 1 rozporządzenia jest właściwy dla tzw. dużych form wypoczynku, czyli tych które odbywają się w kraju, trwają powyżej 5 dni i są organizowane dla więcej niż 25 uczestników. Organizator wypoczynku wypełniając formularz zgłoszenia wypoczynku w części A podaje ogólne dane dotyczące organizatora wypoczynku, czasu trwania wypoczynku, uczestników wypoczynku, kadry zarządzającej i wychowawczej opiekującej się uczestnikami wypoczynku, a także określa formy wypoczynku, dla których scharakteryzowania w rozporządzeniu z 21 stycznia 1997 r. przyjęto kryterium warunków infrastrukturalnych miejsc, w których będzie odbywał się wypoczynek.

W części B znajdują się dane dotyczące wypoczynku w zależności od jego rodzaju.

Część D organizator podaje dane dotyczące warunków kąpieli.

Część E formularza zawiera następujące oświadczenia organizatora wypoczynku: oświadczenie o kwalifikacjach kierownika oraz wychowawców wypoczynku oraz oświadczenie o sposobie zaopatrywania w wodę przeznaczoną do spożycia.

Część F formularza stanowi listę załączników, do wypełnienia zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia.

Wszystkie wymienione pola dokładnie określają co należy w nich wpisywać a w wielu przypadkach wystarczy tylko odpowiedzieć TAK lub NIE.

W części A formularza w polu oznaczonym nr 7 (ramowy program wypoczynku z uwzględnieniem rodzaju działań, które będą podjęte przy realizacji wypoczynku) oraz w części C (dodatkowe informacje dotyczące zakwaterowania oraz warunków sanitarno – higienicznych i żywienia) są pola otwarte nie ograniczone rodzajem i ilością znaków, w których możemy w formie opisowej przekazać lub doprecyzować wymagane informacje niezbędne do zgłoszenia wypoczynku a nie mieszczące się w ramach innych pól do tego przeznaczonych, np.: w części C można doprecyzować sposób sprawowania opieki medycznej, w przypadku obozów pod namiotami podać sposób zaopatrzenia w ciepłą wodę, doprecyzować informacje dotyczące np. pomieszczeń mieszkalnych (namiotów) i pomieszczeń higieniczno – sanitarnych.

Formularz znajdujący się w załączniku nr 2 rozporządzenia o organizatorach wypoczynku jest właściwy dla tzw. małych form wypoczynku, czyli wypoczynku trwającego do 5 dni i dla nie więcej niż 25 uczestników (warunek łączny) lub dla wypoczynku odbywającego się za granicą (bez względu na czas jego trwania i liczbę uczestników) oraz dla wypoczynku organizowanego w miejscu zamieszkania.

Podczas wypełniania należy zwrócić uwagę na informacje i porady tzw. „dymki” pojawiające się w sytuacji, gdy kursor myszki znajdzie się w obrębie małego znaczka ze znakiem zapytania w rubryce zawierającej opis wypełnianego pola, po lewej stronie. Informacje te mają za zadanie ułatwić poprawne wypełnianie formularza. W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w zgłoszeniu wypoczynku, kurator oświaty niezwłocznie wzywa organizatora wypoczynku do ich uzupełnienia lub poprawienia w wyznaczonym terminie. Wszelkich zmian w formularzach, polegających np. na zmianie miejsca wypoczynku, danych kierowników czy wychowawców, przesłanym do kuratorium elektronicznie i listownie będzie można dokonać jedynie zgłaszając te poprawki w formie pisemnej do danego kuratorium oświaty. Zgłoszone zmiany, w odpowiednich formularzach, będą wprowadzane przez wizytatora w kuratorium. Zgłoszenie wypoczynku poprawione lub uzupełnione w terminie wywołuje skutki od chwili jego wniesienia. Żadnego z formularzy nie można edytować po jego przesłaniu do kuratorium.