Przepisy prawa nie określają szczególnych wymagań ani co do formy prawnej, ani co do warunków organizacyjno – finansowych w stosunku do organizatora. Podstawowym obowiązkiem organizatorów jest zapewnienie bezpiecznych warunków wypoczynku i właściwej opieki wychowawczej oraz zatrudnienie odpowiednio przygotowanej kadry pedagogicznej. Przed organizacją wypoczynku organizator musi sprawdzić czy obiekt albo teren, w którym ma być zorganizowany wypoczynek, spełnia wymogi dotyczące bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej, warunków higieniczno-sanitarnych oraz ochrony środowiska określonych przepisami o ochronie przeciwpożarowej, Państwowej Inspekcji Sanitarnej i ochronie środowiska.

Organizator na potrzeby zgłoszenia wypoczynku nie przedstawia żadnych dokumentów od właściwego terenowo Państwowego Inspektora Sanitarnego. Dopiero po rozpoczęciu wypoczynku, jego przebieg będzie nadzorowany m.in. przez Państwową Inspekcję Sanitarną. Organizator wypoczynku w formularzu zgłoszeniowym składa oświadczenie, że uczestnicy wypoczynku będą zaopatrywani w wodę przeznaczoną do spożycia o odpowiedniej jakości. Dlatego też, po rozpoczęciu wypoczynku powinien dysponować aktualnymi przede wszystkim pozytywnym wynikiem badania wody (gdy obiekt zaopatrywany jest w wodę z wodociągu publicznego badanie mikrobiologiczne, gdy z ujęcia własnego zarówno badanie mikrobiologiczne jak i fizyko-chemiczne).

Organizatorzy wypoczynku są obowiązani przechowywać kopie dokumentów poświadczających kwalifikacje pracowników pedagogicznych i kierownika wypoczynku. Sugerowany okres - najmniej 3 lat.

Obowiązkiem organizatora jest przyjmowanie od rodziców kart kwalifikacyjnych uczestników, ich przechowanie oraz udostępnienie i przekazanie kierownikowi, wychowawcom zatrudnionym podczas wypoczynku.